Een aanpak voor de transformatie in het sociaal domein

Slim samenwerken, voortdurend verbeteren

Het was tijd voor het derde groepsgesprek. ‘Wij werken slim samen’ was het thema waar het om ging. De medewerkers kozen hun positie en lichtten die toe. En daar viel het, het jeukwoord. Scrum. De oplossing voor de, in de ogen van die medewerker, als een ongeleid projectiel verlopende samenwerking. Er klonk een diepe zucht aan de andere kant van de tafel.

De transformatie van het sociaal domein stelt gemeenten voor complexe opgaven. Er liggen vraagstukken rondom integraal werken en de samenwerking met partners en burgers. In onze werkpraktijk merken we dat gemeenten zoekende zijn naar slimme manieren van werken en organiseren om deze vraagstukken het hoofd te bieden. Hoe kunnen we integraal en opgavegericht werken, focus houden en resultaten behalen?

De ABG-organisatie, de werkorganisatie voor de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen, werkt sinds een jaar met een ‘voortdurend verbeteren’-aanpak aan hun beleidsontwikkeling. Mieke de Croon is vanuit K2 Next als innovatiecoach bij de implementatie betrokken.

De AGB-organisatie ontstond in 2016 na een ambtelijke fusie van gemeente Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen. Vanaf dat moment werken de medewerkers niet meer voor één, maar voor drie gemeenten. Voor Piet Sprangers, afdelingshoofd sociaal domein, was een nieuwe manier van werken noodzakelijk. “We hebben eerst moeten wennen aan elkaar en aan de verschillen tussen de drie oude organisaties. Maar toen was het ook wel tijd dat er iets ging veranderen. Ik liep op vrijdagmiddag veegacties uit te voeren om stukken op tijd in college te krijgen. Daar wilde ik vanaf.”

“Ik vond drie uitgangspunten belangrijk voor de nieuwe manier van werken”, aldus Piet: “focus op de opgaven die er liggen, zichtbaar maken van de samenhang met dagelijkse werkzaamheden, en een efficiënte werkwijze.”

Twee medewerkers raadden een agile aanpak aan waarbij voortdurend verbeteren centraal staat, en het team wilde dit wel proberen. “Bijsturen kan altijd, maar je moet gewoon ergens beginnen”. Er werden vier ambities geformuleerd waarmee multidisciplinaire teams aan de slag gingen. Eén lid van iedere team nam plaats in het overstijgende Team van teams. Op zolder werd een speciale ruimte ingericht, waar vijf verbeterborden kwamen te hangen. Op die borden staan de ambities voor de lange en korte termijn, en de acties die iedereen binnen twee weken gaat realiseren. Daarmee wordt visueel gemaakt waar iedere medewerker aan werkt, en hoe dit bijdraagt aan het realiseren van de ambitie. Recent hebben de teams de nieuwe werkwijze geëvalueerd. Medewerkers zijn er enthousiast over.

Wij ervaren het enthousiasme en de effectiviteit waarmee er in de ABG-organisatie op deze manier gewerkt wordt. Kan een aanpak die ‘voortdurend verbeteren’ mogelijk maakt gemeenten helpen bij de uitdagingen in het sociaal domein? En wat is er nodig om daar te komen?

Opgavegericht werken, voortdurend verbeteren
Voortdurend verbeteren is een uitgangspunt in bekende project- en procesmanagement-methodieken, zoals Agile, Scrum en Lean. Bij deze methodieken staat het tevredenstellen van ‘de klant’ centraal. Door te werken vanuit een ‘voortdurend verbeteren’-mindset streef je ernaar om gedurende je project of proces in te springen op veranderingen in de opdracht of in de omgeving, waardoor het resultaat of de dienstverlening beter aansluit bij de wensen van de klant. Om dat te doen, moet je laten zien welke stappen je aan het zetten bent en feedback direct toepassen op je vervolgstap.

Opgavegericht werken is een ordening waarin het vraagstuk centraal straat, en niet de taakverdeling binnen een organisatie. Deze manier van werken gaat dwars door afdelings- en teamgrenzen heen en brengt de best beschikbare mensen bij elkaar, in relatie tot de opgave die voorligt. Deze interne samenwerking stelt hogere eisen aan de communicatie. Opgavegericht werken past goed bij de veranderende rol­opvatting van gemeenten. In die nieuwe rol werkt de gemeente samen met externe partijen om beleid te ontwikkelen of gerealiseerd te krijgen. Processen van co-creatie ondersteunen de transformatie van het sociaal domein. Deze externe samenwerking tussen gemeente en maatschappelijke partners stelt eveneens hoge eisen aan de communicatie.

Wij van K2 Next houden van deze processen. We beschikken over de kennis, de vaardigheden en de middelen om binnen de gemeentelijke organisatie en in het sociaal domein de uitganspunten van voortdurend verbeteren, opgavegericht werken en dus slim samenwerken in te voeren en te ondersteunen. Een verandering naar een meer organische inrichting van de organisatie, met autonome en wisselende teams en professionals die zijn toegerust om slim te kunnen (samen)werken aan maatschappelijke opgaven. De inzet van de slim samenwerken-tool® ondersteunt onze aanpak.

We implementeerden de slim samenwerken-tool in de ABG-organisatie: “De verbeterborden die op zolder hangen waren een start om onze acties zichtbaar te maken. Ieder overleg kwamen we weer een stap verder met concrete acties voor onze ambities. Maar we merkten ook dat we tussen die overleggen vastzitten aan de zolder. Ik wil op ieder moment van de dag zien welke acties ik moet uitvoeren, ongeacht of ik in Alphen, Baarle-Nassau of Rijen ben.”

Deel deze bijdrage met iemand

Bijdrage door:

Zin om eens met ons te sparren?

Wat beter kán, moet ook beter. Helemaal mee eens? Dan staan wij voor u klaar.
Neem contact met ons op om nader kennis te maken.

Goed idee!